Aplikacja do zadań wdrożona. Kalendarz podzielony na bloki. Powiadomienia wyłączone, priorytety ustawione, tydzień zaplanowany co do kwadransa. A w czwartek po południu i tak zostaje wyłącznie zdolność do przewijania telefonu. Jeśli rozpoznajesz ten schemat, problemem prawdopodobnie nigdy nie był czas. W naszej praktyce to jedna z najczęstszych diagnoz: klient przychodzi z prośbą o pomoc w organizacji dnia, a po dwóch sesjach okazuje się, że jego doba jest zorganizowana wzorowo i całkowicie pusta energetycznie.

Czas jest stały, energia nie

Godzina o siódmej rano i godzina o dwudziestej pierwszej są identyczne w kalendarzu i kompletnie nieporównywalne w praktyce. To banał, a jednak niemal wszystkie popularne systemy produktywności traktują je jak równorzędne zasoby. Stąd bierze się typowy błąd planowania: najtrudniejsze zadanie ląduje tam, gdzie jest wolne okienko, a nie tam, gdzie są zasoby, by je wykonać.

Energia nie jest przy tym pojęciem metaforycznym. Składa się na nią co najmniej kilka niezależnych warstw: fizjologiczna (sen, odżywienie, ruch), poznawcza (liczba decyzji podjętych od rana), emocjonalna (napięcie w relacjach, nierozwiązane konflikty) oraz ta związana z sensem – czyli odpowiedź na pytanie, po co w ogóle wykonujesz daną czynność. Każda z tych warstw wyczerpuje się w innym tempie i regeneruje w inny sposób. Kawa nie pomoże, jeśli deficyt siedzi w warstwie emocjonalnej.

Zmęczenie decyzyjne kosztuje więcej niż zmęczenie fizyczne

Osoby na stanowiskach kierowniczych oraz przedsiębiorcy opisują to bardzo podobnie: dzień nie był fizycznie ciężki, spotkań było pięć, a wieczorem nie sposób zdecydować, co zjeść na kolację. Każda decyzja pobiera z tego samego konta, niezależnie od jej wagi. Wybór dostawcy za dwieście tysięcy i wybór między dwoma sformułowaniami w mailu obciążają ten sam zasób.

Konsekwencją bywa paraliż decyzyjny – stan, w którym mnożenie analiz zastępuje działanie, a odkładanie decyzji wydaje się bezpieczniejsze niż jej podjęcie. Poświęciliśmy temu osobny materiał o tym, jak przestać wahać się i zacząć działać. W pracy z klientami zaczynamy zwykle od redukcji liczby decyzji błahych, żeby zwolnić miejsce na te, które faktycznie mają znaczenie.

Cztery pytania, od których warto zacząć audyt

Zanim zmienisz cokolwiek w kalendarzu, warto zebrać dane. Przez dwa tygodnie proponujemy klientom notować odpowiedzi na cztery pytania:

• Po jakich czynnościach czujesz się naładowany, a po jakich pusty? Odpowiedzi bywają zaskakujące – bardzo często ładują rzeczy trudne, a wyczerpują łatwe.
• O której godzinie realnie myślisz najsprawniej? Nie kiedy powinieneś, tylko kiedy faktycznie.
• Które relacje w Twoim tygodniu pobierają energię, a które ją oddają? To pytanie zwykle wywołuje największy opór i przynosi najwięcej.
• Ile razy w tygodniu robisz coś, czego sens rozumiesz i akceptujesz? Brak sensu wyczerpuje szybciej niż nadmiar obowiązków.

Praca zgodna z własną konstrukcją, nie z cudzym systemem

Popularne metody organizacji pracy powstawały zwykle z myślą o konkretnym typie osobowości – najczęściej ekstrawertycznym, wysoko sumiennym i odpornym na przerwania. Osoba o innej konstrukcji, próbując wdrożyć taki system, zużywa energię na samo dostosowanie się do niego.

Dlatego w pracy sięgamy po badanie talentów Gallupa oraz test osobowości BIG FIVE. Wynik pokazuje między innymi, czy naturalnie regenerujesz się w kontakcie z ludźmi, czy w samotności, jak wysoko wypadasz na skali neurotyczności i jak reagujesz na nieprzewidywalność. To przekłada się bezpośrednio na wybór strategii. Osoba introwertyczna, która wypełni dzień spotkaniami, nie ma problemu z dyscypliną, tylko z funkcjonowaniem w świecie stworzonym dla ekstrawertyków.

Granica między zmęczeniem a wypaleniem

Warto rozróżnić dwa stany, które bywają mylone. Zmęczenie ustępuje po odpoczynku – po dobrym śnie, wolnym weekendzie, urlopie. Wypalenie po urlopie nie ustępuje, a często nasila się na myśl o powrocie. Towarzyszy mu cynizm wobec pracy, poczucie bezsensu i spadek wiary we własną skuteczność. Sygnały opisujemy dokładnie w tekście o tym, jak odróżnić wypalenie zawodowe od chwilowego kryzysu.

Jeśli deficyt energii wynika z braku granic – z niemożności odmówienia dodatkowego projektu czy odebrania telefonu w niedzielę – żadna technika planowania nie pomoże. Podstawą jest wtedy umiejętność stawiania granic bez konfliktu, a szerzej: świadome projektowanie codzienności zamiast reagowania na to, co przyniesie dzień.

Regeneracja to nie nagroda za wykonaną pracę

Najtrwalszy błąd, jaki obserwujemy, brzmi: odpocznę, kiedy skończę. Przy takim założeniu odpoczynek nigdy nie następuje, bo lista nigdy się nie kończy. Regenerację planuje się przed wyczerpaniem, nie po nim – dokładnie tak, jak tankuje się paliwo przed pustym bakiem, a nie na poboczu.

Jeśli chcesz przyjrzeć się swojemu bilansowi energii z kimś z zewnątrz, pomoże w tym dobry coach – Katowice to miasto, w którym prowadzimy sesje stacjonarnie, choć równie skutecznie pracujemy w formule online z klientami z całego kraju.

Zastrzeżenie: coaching nie jest terapią ani konsultacją medyczną. Przewlekłe zmęczenie może mieć podłoże zdrowotne – niedokrwistość, zaburzenia tarczycy, bezdech senny, depresja. Zanim zaczniesz pracować nad organizacją energii, warto wykluczyć przyczyny somatyczne u lekarza.

Zacznij od bezpłatnej, trzydziestominutowej rozmowy zapoznawczej – sprawdź nasze usługi i zarezerwuj termin online.

Najczęstsze pytania i odpowiedzi

Na czym polega zarządzanie energią zamiast zarządzania czasem?
 To podejście, w którym planujesz zadania według dostępnych zasobów fizycznych, poznawczych i emocjonalnych, a nie według wolnych okienek w kalendarzu. Najtrudniejsze zadania trafiają wtedy w godziny realnej wydolności, a nie w pierwsze wolne miejsce.

Dlaczego weekend nie regeneruje?
 Najczęściej dlatego, że deficyt siedzi w warstwie emocjonalnej lub w braku poczucia sensu, a odpoczynek bierny działa głównie na warstwę fizyczną. Dwa dni wolnego nie usuwają napięcia wynikającego z nierozwiązanego konfliktu czy pracy, której nie akceptujesz.

Jak odróżnić zwykłe przemęczenie od wypalenia zawodowego?
 Zmęczenie mija po odpoczynku, wypalenie nie – utrzymuje się po urlopie i towarzyszy mu cynizm wobec pracy oraz spadek poczucia skuteczności. Jeśli sam odpoczynek nie przynosi ulgi, warto potraktować to jako sygnał ostrzegawczy.

Czy testy Gallupa i BIG FIVE pomagają w pracy nad energią?
 Tak, ponieważ pokazują naturalne wzorce działania i regeneracji, które są indywidualne. Strategia skuteczna u osoby ekstrawertycznej może realnie wyczerpywać osobę o odmiennej konstrukcji.